Tokom rada svakog privrednog društva nastaje veliki broj dokumenata. Određena dokumenta su nastala interno tj. kreira ih samo privredno društvo odnosno preduzetnik, a ostala eksterna pristižu od dobavljača, kupaca, poslovne banke, knjigovođe, državnih organa.
Nakon završetka poslovne godine i proteka određenog perioda postavlja se pitanje kako i koliko dugo treba čuvati poslovnu dokumentaciju.
Čuvanje poslovne dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima.
Zakonom o računovodstvu uređeno je čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja.
Poslovne knjige su dnevnik i glavna knjiga (računovodstvene evidencije koje sadrže sva izvršena knjiženja tokom godine) kao i pomoćne knjige.
Računovodstvene isprave su dokumenta na osnovu kojih je knjigovođa knjižio promene (računi, izvodi sa tekućeg računa, knjižna odobrenja/zaduženja, kalkulacije, obračuni poreza, rekapitulacije zarada, obračuni zakupa i tako dalje).
Zakonom je propisano da sledeće evidencije moraju da se čuvaju trajno ili određen period:
- Isplatne liste i analitička evidencija zarada čuvaju se trajno.
- Finansijski izveštaj (bilans stanja, bilans uspeha, statistički izveštaj i drugi izveštaji iz ovog seta) i Izveštaj o reviziji – 20 godina
- Dnevnik, glavna knjiga i godišnji izveštaj o poslovanju – 10 godina
- Pomoćne knjige (na primer KEP knjiga) i isprave na osnovu kojih se knjiži – 5 godina
Obveznici PDV treba da vode računa i o Zakonu o porezu na dodatu vrednost koji nalaže da se evidencije o PDV-u (knjiga ulaznih računa i knjiga izlaznih računa) kao i dokumentacija na osnovu koje su ove evidencije nastale (računi, privremene i konačne situacije, knjižna odorenja i zaduženja itd) čuvaju 10 godina po isteku kalendarske godine na koju se evidencija odnosi.
To znači da subjekti koji nisu obveznici PDV-a dužni su da na propisan način čuvaju račune 5 godina, dok obveznici PDV-a račune koje su uneli u PDV evidenciju imaju obavezu da iste čuvaju minimum 10 godina.
Zakonom o privrednim društvima uređeno je da firme trajno čuvaju:
- osnivački akt;
- rešenje o registraciji osnivanja društva;
- opšte akte društva;
- zapisnike sa sednica skupštine i odluke skupštine;
- akt o obrazovanju svakog ogranka ili drugog organizacionog dela društva;
- dokumenta koja dokazuju svojinu i druga imovinska prava društva;
- zapisnike sa sednica nadzornog odbora, ako je upravljanje društvom dvodomno;
- ugovore koje su direktori, članovi nadzornog odbora ako je upravljanje društvom dvodomno i članovi društva, ili sa njima povezana lica u smislu ovog zakona, zaključili sa društvom.
Čuvanje računovodstvene dokumentacije, lica odgovorna za čuvanje i poslovne prostorije u kojima će se čuvati moraju se definisati opštim aktom od strane privrednih subjekata, u skladu sa zakonskom regulativom iz oblasti arhiviranja i arhivske građe.
Dokumentacija koja izvorno nastaje u elektronskom obliku, treba i da se čuva u elektronskom obliku.
Neophodno je obezbediti da se elektronskim dokumentima može pristupiti tokom proteka vremena i da su pogodni za dalju obradu. U slučaju promene knjigovodstvenog ili poslovnog softvera od strane knjigovođe ili firme, podaci koji su pohranjeni u starom softveru moraju ostati dostupni. Odnosno, i kada licenca za korišćenje programa istekne, pa se u ovom programu ne mogu obrađivati neke nove poslovne promene, mora postojati mogućnost pregleda „starih“ podataka, onih koji su uneti i obrađeni u periodu kada je licenca bila aktivna.
Podaci koji se čuvaju u elektronskom obliku moraju biti tako pohranjeni da se obezbedi njihovo čuvanje u obliku u kom su napravljeni, poslati ili primljeni, a da se identitet pošiljaoca ili primaoca, kao i vreme i mesto slanja i prijema elektronske poruke može utvrditi. Tehnologije koje se primenjuju u postupku čuvanja moraju obezbediti zaštitu od naknadnog menjanja ili brisanja podatala, a subjekti su dužni da od 01.01.2024. godine primenjuju mere za pouzdano čuvanje elektronske dokumentacije.